Sebagian besar dari kita pasti pernah membaca ilustrasi tentang angsa yang membentuk formasi V. Ada banyak pelajaran yang bisa diambil dari ilustrasi ini, dan salah satu pointnya adalah tentang pendelegasian.
Mari kita refresh lagi ilustrasi tentang angsa dan formasi V tersebut.
Salah satu yang menarik setiap tahun pada musim semi dan musim gugur adalah melihat angsa Kanada terbang melintas kawasan pepohonan di South Jersey. Pecinta alam suka mengamati burung angsa itu, dan mereka memperoleh temuan yagn mengagumkan. Salah satunya, mereka mengetahui bahwa angsa-angsa Kanada itu menggilir kepemimpinan ketika terbang dalam formasi V. Setiap sekitar duabelas menit, angsa terdepan mundur dan membiarkan angsa baru mengambil posisi memimpin. Secara instingtif angsa itu tahu bahwa posisi kepemimpinan dalam formasi V adalah titik terberat untuk ditempati karena mereka harus melawan angin. Mereka paham tidak harus satu angsa saja yang harus menanggung tugas dan bertanggung-jawab demi kawanan itu.
Apa yang berlaku bagi angsa Kanada tersebut, juga berlaku pada kita. Beban yang ditanggung kawanan burung atau tim harus dibagi dan didistribusikan. Kalau tidak, pemimpinnya akan kelelahan, kacau dan kehabisan daya.
Berangkat dari pengalaman mendapatkan dan menjalankan delegasi, mengikuti training pendelegasian (salah satunya AVA Delegation Course, referensi tulisan ini), serta memberikan delegasi kepada rekan kerja, akhirnya saya menyadari bahwa pelajaran tersulit selama berorganisasi adalah ketika melakukan delegasi. Saya awalnya lebih menyukai mengerjakan semua dengan sentuhan tangan saya mulai A sampai Z. Ada kepuasan tersendiri bila saya berhasil menjalankan suatu tugas mulai dari mencetuskan ide sampai dengan memberikan sentuhan akhir pada tugas saya.
Tapi, lama-kelamaan saya mengetahui hal ini berakibat buruk. Tidak baik buat saya pribadi karena saya kehabisan waktu untuk mengerjakan sesuatunya sampai detil, dan kurang fokus pada hal-hal yang lebih penting lainnya. Tidak baik juga untuk anggota tim. Tidak ada proses pembelajaran, proses pengayaan (enrichment) dan proses pengembangan kemampuan dan pembentukan karakter anggota tim.
Apa sih delegasi itu?
Sederhananya, delegasi adalah pelimpahan tanggung-jawab dan wewenang kepada anak buah atau rekan kerja.
Ingat bahwa dalam delegasi ada 2 unsur, yaitu
Tanggung-jawab : kewajiban yang harus dilaksanakan
Wewenang : kekuasaan untuk menunaikan kewajibannya
Seringkali si delegator hanya fokus kepada tanggung-jawab tugas yang harus diselesaikan, namun lupa memberikan wewenang.
Bagaimana tahapan delegasi dilakukan?
Tentunya tidak secara otomatis kita memberikan delegasi penuh kepada rekan kerja kita. Ada tahapan-tahapan yang harus dilakukan sebelum memberikan delegasi penuh (full delegation).
Tahap pertama :
> Tulis tanggung-jawab yang harus dilaksanakan anak buah
> Jelaskan kepada anak buah
> Minta anak buah memaparkan pemahaman yang harus dilaksanakan
> Beri dukungan lewat wewenang yang Anda miliki
> Anak buah melaporkan hasil pelaksanaan
Tahap kedua :
> Jelaskan tanggung-jawab
> Beri wewenang
> Tunaikan
> Lapor
Tahap ketiga :
> Usulkan beberapa pelaksanaan tangung-jawab
> Beri wewenang
> Tunaikan
> Lapor
Tahap keempat :
> Usul pelaksanaan
> Tunaikan
> Lapor
Tahap kelima :
> Tunaikan
> Lapor
Tahap keenam : Full Delegation
Apa saja yang perlu diperhatikan dalam pendelegasian?
Tentu tidaklah mudah kita memberikan delegasi. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dan diingat sebelum kita memberikan delegasi. Tidak semua tugas bisa didelegasikan, dalam kondisi yang mendesak sekalipun.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan :
* Pilih anak buah yang kompeten
Bila kita belum menemukan anak buah yang kompeten di bidangnya, temukanlah mereka yang paling memiliki potensi untuk bisa menjalankan delegasi. Berlakukan tahapan pendelegasian, untuk melihat seberapa kompeten anak buah tersebut menjalankan delegasi.
* Pekerjaan yang sifatnya rahasia, jangan didelegasikan
Delegasikan pekerjaan yang sudah jelas teknik pelaksanaannya, jelas wewenangnya, namun bukan pekerjaan yang rahasia, yang sebenarnya hanya pimpinan yang boleh mengerjakan.
* Pertanggungjawaban tetap di tangan pimpinan
Meskipun pekerjaan sudah didegasikan, bukan berarti pimpinan lepas tangan dan tidak bertanggung-jawab. Pantaulah setiap pelaksanaan tugas atau perkembangan atas delegasi yang dikerjakan. Dengan demikian pimpinan yakin dalam mempertanggungjawabkan pekerjaannya, termasuk pekerjaan yang didelegasikan.
Bila kita memiliki persoalan dalam mempercayai rekan kerja dalam mendelegasikan pekerjaan (silakan baca artikel Building Trust dan Memimpin dengan Kerelaan dari rekan Agung Budiyanto yang sangat inspiratif), sebaiknya kita segera menyadari bahwa orang-orang terbaik yang ada di sekeliling kita adalah mereka yang bekerja sepenuh kemampuan mereka untuk kepentingan diri kita sendiri. Andai mereka berhasil menjalankan pekerjaan yang kita delegasikan, jangan merasa terancam. Keberhasilan mereka adalah keberhasilan kita juga. Bukankah pekerjaan kita menjadi ringan dengan adanya pendelegasian?
Ketika tugas kita semakin ringan, kita bisa berfokus pada tugas-tugas yang lebih penting dengan pertanggungjawaban yang lebih luas, tugas-tugas untuk pengembangan atau yang sifatnya inovatif.
